בדרך כלל, לכל מכרז מתקיים מפגש ספקים במועד ובמקום הרשום בטפסי המכרז. לעיתים ההשתתפות במפגש הספקים היא חובה והיא חלק מדרישות הסף. רצוי שהספק יתארגן ויתכונן לקראת המפגש כלהלן:
א. קריאה והבנת טפסי המכרז.
ב. הכנת שאלות לגבי סעיפים או נושאים לא ברורים והעברתם לתחום מכרזים, לא יאוחר מיומיים לפני מועד המפגש, בפקס: 02-6463120
ג. קביעת נציג מטעם הקבלן שישתתף במפגש ושהינו כותב ההצעה או משתתף בהכנתה.
מפגש הספקים הוא המועד היחיד שבו המשרד עונה על שאלות ונותן הבהרות לגבי המכרז ולגבי אופן הגשת ההצעה.
לאחר כל מפגש ספקים, מכין המשרד פרוטוקול סיכום שהוא חלק בלתי נפרד מטופסי המכרז. הפרוטוקול נשלח לכל מי שביקש טפסי מכרז ישירות מתחום מכרזים, למעט במקרה שמפגש הספקים הוא חובה, ואז הפרוטוקול נשלח אך ורק למשתתפים במפגש.